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财务软件 应用四大注意项目

财务人员 的日常工作离不开财务软件,不过再使用财务软件进行财务 报表编制以及日常核算等工作时,必须注意 一些使用技巧,可以令工 作更加方便快捷。

一、新建套帐 时的注意事项

拿到一套软件之后,不要急于 去安装和尝试软件的各种功能。首先应该 对软件的使用细则有一套清晰的了解,应了解该 财务软件的运作流程。然后,按下列程 序进行套帐的初始化操作。

1、在用友财务软件中,首先应该 以管理员的身份新建套帐,建帐之后 不应先去初始化期初余额,更重要的 工作是进行财务分工!不要对我 说你单位就你一个会计,即便如此,你也得进行财务分工,身兼数职:所有的财 务软件都将凭证的录入与审核计帐相分离,以便交叉监督。最常见的 财务分工方式是分成四人:系统管理员、制单员、审核员、记帐员。在以后的使用中,应该按帐 务核算的分工以不同的身份登录财务软件。

2、进行科目设置。在财务分工之后,接着应查 看由系统提供的会计科目是否能够满足你单位的核算需要,如果不够(准确地说,肯定不够!),还应该添 加相关的科目。比如,在核算增 值税的过程中,很明显地需要“应交增值税”二级科目 甚至三级科目,但你在系 统提供的会计科目中不能找到,此时应进入“会计科目”模块,进行科目的添加工作,在添加的过程中,应该注意 对科目编码的设置。如果是二级科目,该科目的 前三位编码一定要设成对应的一级科目的代码。应该知道的是,用友财务 软件对科目的管理是以科目编码为依据的,如果科目 编码设置错误的话,后患无穷!而且,科目只要设定好了,以后核算 中想将之删掉都不行!

二、日常核算 过程中的注意事项

用财务软 件进行日常的会计核算,有时会遇 到自找麻烦的事,手工处理 中很简单的事情,在计算机 上你却束手无策!常见的问题如下:

1、不能进行凭证录入:刚使用用友软件时,你首先会进入“凭证处理模块”,进行凭证的录入,但往往你都不会成功。原因何在?因为你未对凭证进行“凭证类别”(也就是常见的“收字、转字、付字”)设定,解决方法很简单,进入“凭证类别”进行设定即可。

2、录入的凭证无法登帐。当你辛辛 苦苦地录完凭证之后,在进行记帐操作时,你很可能 会发现系统可供记帐的凭证是空白的,为什么?这里,就不得不 提到核算的过程了。在用友的财务软件中,基本的核算过程是:凭证录入-凭证审核-凭证录帐,这个基本 程序是不可不知的。另外,根据交叉监督的原则,在凭证录 入时你是不可能同时进行凭证审核、记帐的,你(或者其他人)必须以不 同的身份再次重新登录,才能够进行审核、记帐操作。

3、以记帐的 凭证无法修改。在你将所 有的凭证都记帐之后,你发现之 前你的会计凭证录入有误,怎样去修改?这个过程有些复杂。首先以“审核员”或者“记帐员”的身份重新登录,然后进入“套帐管理”模块,选择“恢复记帐前状态”菜单,这时,你可以在“恢复最近 一次记帐前状态”和“恢复到月初时状态”之间进行选择。之后进入“凭证处理”模块,取消对出 错凭证的审核,然后再以“制单员”的身份重新登录,进行修改操作。

三、套帐之间 数据共享问题

在日常工作中,用一套软 件进行多套帐务的核算是很正常的。于是,这里我们 会遇到一些信息重用的问题,比如,总公司和 分公司分别核算,用到的会 计科目大都相同,如果这两 套帐都是由一人核算的,那么会计科目的“助记码”都是一致的。在新建第二套帐时,如何将第 一套帐中会计科目信息为第二套帐所用,总不可能 再依次输入吧?用友的财 务软件中为我们提供的相应的解决的方案。佛山财务软件开发的“用友帐务(工具)”辅助程序,选择科目复制即可。应该注意的是,能够进行 科目复制的前提是两套帐的科目编码规则应该是一致的,否则,复制操作无法完成。

四、编制财务报表的问题

在编制财务报表时,你可能有这种体会,明明你的 帐务处理没问题,但是由UFO生成的资 产负债表总是不平。这时,首先你应检查在“所有者权益”栏中每个 项目的公式是否与你的会计核算相一致,最常见的问题是UFO软件对“未分配利润”的计算和对“盈余公积”的处理与 你的核算方法有冲突(如:对“本年利润”采用“表结法”还是“帐结法”的不同处理,都会影响 对未分配利润的计算)。

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